W art. 212 Kodeksu spółek handlowych, każdemu wspólnikowi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przyznano prawo do indywidualnej kontroli jej interesów. Stanowi to wyraz przyjętej przez ustawodawcę zasady, iż spółka z ograniczoną odpowiedzialnością powinna stanowić dobro wszystkich jej wspólników. Na czym zatem polega przyznane w art. 212 k.s.h. prawo i w jaki sposób wspólnik może je realizować? Odpowiedzi na te pytania znajdą Państwo w niniejszym wpisie.
Źródło i charakter prawa indywidualnej kontroli
Prawo indywidualnej kontroli stanowi powszechne prawo korporacyjne – przysługuje wszystkim wspólnikom, niezależnie od ilości oraz wielkości ich udziału w kapitale zakładowym. Wiąże się zatem z samym faktem posiadania statusu wspólnika w spółce. Uprawnienie to wyraża się w możliwości sprawdzania działalności i funkcjonowania spółki pod względem jej zgodności z przepisami prawa, postanowieniami umowy spółki i ewentualnie innymi aktami obowiązującymi w spółce (np. regulaminami).
Zasadniczo, prawo wspólnika ma charakter bezwzględny i może zostać wyłączone lub ograniczone jedynie w sytuacji ustanowienia w spółce rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Nie następuje to jednak automatycznie, konieczne są wyraźne postanowienia umowy spółki w tym zakresie lub jej zmiana, jeżeli organy nadzoru zostały powołane w trakcie trwania spółki. Warto przy tym podkreślić, że dla dokonania wyłączenia lub ograniczenia uprawnień kontrolnych wspólnika wymagana jest zgoda wszystkich wspólników, gdyż taka zmiana stanowi uszczuplenie praw udziałowych.
Z uwagi na charakter przyznanych uprawnień kontroli indywidualnej, wspólnik wzywając do realizacji swojego prawa nie musi podawać powodów, dla których zdecydował się na podjęcie kontroli. Pamiętać jednak trzeba, że uprawnienia kontrolne są węższe od uprawnień nadzorczych – w ramach kontroli wspólnik nie może podejmować wiążących decyzji względem spółki lub członków zarządu.
Sposób i zakres realizacji prawa indywidualnej kontroli
Prawo indywidualnej kontroli może być realizowane w każdym czasie, co oznacza możliwość kontroli w ciągu całego roku obrotowego, każdego dnia i w godzinach normalnego urzędowania spółki, a zarząd nie powinien wprowadzać w tym zakresie żadnych utrudnień. Oczywiście najlepszym rozwiązaniem jest porozumienie w tym zakresie pomiędzy wspólnikiem a zarządem spółki.
Kontrola powinna być przeprowadzona w sposób umożliwiający wspólnikowi swobodny i niezakłócony dostęp do pełnej dokumentacji. Wspólnik może sporządzać kopie i notatki, nie ma natomiast możliwości wynoszenia dokumentów poza lokal spółki.
Wspólnik realizuje prawo kontroli w ten sposób, że może osobiście lub z upoważnioną przez siebie osobą (a zatem osoba trzecia legitymująca się upoważnieniem wspólnika może przeglądać księgi i dokumenty spółki wyłącznie w obecności wspólnika):
- przeglądać księgi i dokumenty spółki – chodzi tu o wszelką dokumentację spółki, jak np. listy obecności, spis inwentarza, księga wpływu i wypływu dokumentów, dokumentacja rozliczeń ZUS, potwierdzenie uregulowania podatków, zestawienie wyników za dany okres, sprawozdania, protokoły pokontrolne, dokumentacja związana z toczącymi się procesami, księgi handlowe, treść korespondencji, umów itd. Wspólnik ma zatem prawo zapoznania się z księgami handlowymi, rachunkowymi spółki, a także wszelką inną dokumentacją spółki prowadzoną w wersji papierowej, elektronicznej czy innej dokumentowej, za wyjątkiem tych dokumentów, których spółka nie może wspólnikowi udostępnić zgodnie z przepisami szczególnymi. Spółka nie może przy tym powoływać się na tajemnicę przedsiębiorstwa, o ile nie jest to powiązane z odmową udzielenia wglądu w dokumentację Spółki na podstawie art. 212 § 2 k.s.h. (o czym poniżej);
- sporządzać bilans dla swego użytku – co w istocie sprowadza się do możliwości opracowania zestawienia aktywów i pasywów spółki, na wzór bilansu sporządzanego na koniec roku obrotowego i stanowiącego część sprawozdania finansowego; Służy to ocenie stanu majątku spółki i ciążących na niej zobowiązań, pomaga ocenić efektywność działań spółki, etc.;
- żądać wyjaśnień od zarządu spółki – ustnie lub pisemnie, w dowolnych sprawach związanych ze sprawami spółki, jej organizacją, działalnością czy funkcjonowaniem spółki; Żądanie wyjaśnień może zostać skierowane tylko do zarządu;
Możliwość odmowy przez spółkę realizacji uprawnienia indywidualnej kontroli
Art. 212 § 2 k.s.h. daje zarządowi spółki prawo odmowy wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę.
Sposób sformułowania powyższego przepisu oznacza, że muszą istnieć okoliczności (obecne lub przeszłe), które pozwalają racjonalnie przypuszczać, że wspólnik wykorzysta informacje w celach sprzecznych z interesem spółki i wyrządzi jej w ten sposób znaczną szkodę (najczęściej powołuje się tu przykład niebezpieczeństwa wykorzystania informacji do celów konkurencyjnych). Podkreślenia przy tym wymaga, że zarząd powinien wykazać związek przyczynowy pomiędzy wykorzystaniem informacji w celach sprzecznych z interesem spółki a hipotetyczną szkodą.
Możliwe działanie wspólnika w przypadku odmowy realizacji prawa indywidualnej kontroli
Pomimo obwarowań dotyczących możliwości odmowy wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki oraz tego, że taka odmowa powinna stanowić wyjątek od reguły, jaką jest prawo dokonywania indywidualnej kontroli przez wspólnika, w praktyce można spotkać się z sytuacją, gdy spółka odmówi wspólnikowi realizacji uprawnień powołując się ogólnie na przepis art. 212 § 2 k.s.h. albo też w ogóle nie udzieli odpowiedzi na wezwanie do umożliwienia wspólnikowi przeprowadzenia kontroli.
W takim przypadku wspólnik może zainicjować postępowanie przymuszające przewidziane w § 3 i 4 omawianego przepisu, które to postępowanie można podzielić na dwa etapy1:
- wewnętrzny – wspólnik może żądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Uchwała powinna zostać powzięta w terminie jednego miesiąca od dnia zgłoszenia żądania; wspólnik może wobec tego żądać zwołania zgromadzenia lub umieszczenia sprawy w porządku najbliższego zgromadzenia albo też przeprowadzenia glosowania w trybie art. 227 k.s.h. (głosowanie pisemne). Co istotne, wspólnik, któremu odmówiono kontroli nie jest wyłączony od głosowania nad uchwałą;
- przed sądem rejestrowym – w sytuacji bezskutecznego upływu terminu, o którym mowa powyżej lub uchwały podtrzymującej odmowę kontroli, wspólnik w terminie 7 dni od upływu terminu/wydania uchwały może zwrócić się do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki. Jest to termin zawity – jego uchybienie prowadzi do wygaśnięcia uprawnień wspólnika, co sąd bierze pod uwagę z urzędu. Sąd jest tu związany zakresem uprawnień kontrolnych, nie może ich rozszerzyć. Sąd może natomiast zobowiązać zarząd spółki do udzielenia wyjaśnień albo udostępnienia dokumentów w pełnym lub określonym zakresie, a także określić sposób wykonania tego obowiązku przez zarząd (na przykład określić termin, godzinę itp.).
Warto zauważyć, że skierowanie wniosku do sądu nie wyklucza możliwości skorzystania przez wspólnika z powództwa o uchylenie uchwały albo o stwierdzenie jej nieważności, jeżeli zachodzą przesłanki przewidziane odpowiednio w art. 249 § 1 k.s.h. i art. 252 § 1 k.s.h.
Zakaz nadużywania przez wspólnika prawa do indywidualnej kontroli
Pomimo tego, że prawo indywidualnej kontroli przez wspólnika ma charakter ustawowy i stanowi powszechne prawo korporacyjne, to jednak wspólnik nie może swojego prawa nadużywać, np. przez wykorzystanie go w celu utrudnienia działalności spółki czy też szykany2 . Nie można również nadużywać prawa indywidualnej kontroli poprzez np. zgłoszenie żądania wyjaśnień codziennie, bez podstaw faktycznych itp. Nadużywanie prawa kontroli może stanowić ważny powód wyłączenia wspólnika na podstawie art. 266 § 1 k.s.h.
Zachęcam Państwa do komentowania, a w razie pytań i wątpliwości zapraszam do KONTAKTU.
Przypisy:
1tak m.in.: K. Strzelczyk [w:] R. Potrzeszcz (red.), T. Siemiątkowski (red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Tytuł III. Spółki kapitałowe. Dział I. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, LexisNexis 2011; M. Dumkiewicz, Kodeks spółek handlowych. Komentarz, WKP 2020);
2tak m.in.: A. Kidyba, Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Tom I. Komentarz do art. 1-300 k.s.h., wyd. VII, LEX 2010; M. Rodzynkiewicz, Kodeks spółek handlowych. Komentarz, wyd. VII, WKP 2018; odmienny (dyskusyjny) pogląd: A. Szumański [w:] S. Sołtysiński, Kodeks spółek handlowych. Tom II. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Komentarz do artykułów 151-300, C.H. Beck 2002;
Kancelaria Radcy Prawnego Michał Rulewicz 